Was ist die wichtigste Voraussetzung für erfolgreiche PR-Arbeit? Ganz klar: Es sind gute und zahlreiche Kontakte zu Redakteuren und Bloggern. Aber was tun, wenn es sich dabei um mehr als Zehntausend Kontakte handelt?
Um nicht den Überblick zu verlieren und keine Zeit mit Excel-Listen zu vergeuden, haben wir bis vor kurzem eine FileMaker-Datenbank genutzt, die in den Agenturräumen auf einem Mac Mini gehostet wurde.
Im Zuge der Weiterentwicklung der Agentur in den vergangenen Jahren war dieser Ansatz aber zu behäbig geworden. Datensicherung, Patches und Systempflege haben wöchentlich Zeit beansprucht und die VPN-Anbindung an die Büros in Berlin, Nürnberg, Montreal und die freien Mitarbeiter war regelmäßig instabil, manchmal auch zu langsam für eine flüssige Recherche.
Neue Lösung „as a Service“ aus dem Rechenzentrum
Da wir nicht nur häufig über die Segnungen gehosteter Business-Software schreiben sondern auch absolut von diesen überzeugt sind, kam ein Boxprodukt nicht in Frage. Also entwarfen wir eine Architektur und beauftragten einen Programmier-Dienstleister, der Datenbank- und zudem noch Mac-Kenntnisse hat. Dass die Basis aus PHP mit MySQL bestehen würde, war sehr schnell klar.
Die wichtigsten Anforderungen an die neue Datenbank waren:
- schneller Zugriff via Browser von jedem beliebigen Standort aus
- Leicht skalierbar für künftiges Agenturwachstum
- komplett intuitiv bedienbar und übersichtlich ohne zu scrollen
- Kategorisierung von rund 15.000 Kontakten nach mehreren Dutzend Parametern
- schnelles Erstellen und Pflegen von Verteilern
- Simples Inaktivieren und Archivieren von temporären Verteilern
- Export und Import von Auswahlen mit vordefinierten Templates
- Verknüpfung mit Protokollfunktion
- Daten gesichert über 256Bit SSL
- und hübsch sollte die GUI auch noch sein!
Wie alle IT-Projekte hat auch dieses länger gedauert als geplant. Insgesamt vier Monate. Hauptsächlich weil wir immer mehr Detailwünsche umgesetzt haben wollten, die unser Leben noch einen Tick einfacher machen.
Und so sieht sie aus:
Neue Datenbank: Such-Kategorien und Kundenverteiler.
Details zu einem Redakteur: Oben die Kontaktdaten und unten die Zuordnung zu den Verteilern.
Und falls in den nächsten Jahren einmal Anpassungen notwendig sein sollten, kein Problem: Die Datenbank kann mit etwas PHP-Kenntnissen jederzeit erweitert, umgebaut oder verbessert werden. Womöglich können wir auf das Verteilerfeld „Fax“ demnächst verzichten und die Twitter-Nicknames rücken nach oben an die Stelle der Telefondurchwahl.
Fragen von Unternehmen oder anderen Agenturen dazu beantworten wir gern, Kontakt zum Entwicklerteam geben wir weiter. Nur unsere Daten rücken wir nicht heraus 
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